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Protection des données personnelles et cookies

Dernière mise à jour : 06/10/2026

SG Secrétariat accorde une importance particulière à la protection des données personnelles, notamment parce que son activité l’amène à traiter des informations confidentielles concernant ses clients, leurs salariés et les enfants accueillis par les assistant(e)s maternel(le)s. La présente politique explique, de façon claire et transparente, quelles données sont collectées, pourquoi, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (loi Informatique et Libertés).

1. Responsable du traitement

Mme Stéphanie Ghedab, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial SG Secrétariat, 6B rue du Stade, 31190 Caujac – SIRET 899 651 830 00015 – contact@sgsecretariat.com – 06 21 67 93 49 (ci-après « SG Secrétariat » ou « nous »).

SG Secrétariat n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données. Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@sgsecretariat.com.

2. Deux situations distinctes

Responsable de traitement : SG Secrétariat traite, pour son propre compte, les données des visiteurs du site, des prospects et des clients (contact, rendez-vous, commandes, facturation, newsletter). Ces traitements sont décrits dans la présente politique.

Sous-traitant : dans le cadre des prestations d’assistance administrative, SG Secrétariat traite des données pour le compte de ses clients (par exemple : données des salariés d’une entreprise, de l’assistant(e) maternel(le) employé(e) par un parent, des enfants accueillis, des clients ou fournisseurs d’une TPE). Pour ces données, le client est responsable de traitement et SG Secrétariat agit uniquement sur ses instructions, dans les conditions prévues à l’article 15 des Conditions Générales de Vente. Les personnes concernées exercent leurs droits en priorité auprès du client ; SG Secrétariat l’assiste pour y répondre.

3. Données collectées, finalités, bases légales et durées

3.1 – Navigation sur le site

• Données : adresse IP, données de connexion et de navigation, type de navigateur et d’appareil, pages consultées.
• Finalités : fonctionnement et sécurité du site ; mesure d’audience lorsque vous l’avez acceptée (voir article 8).
• Bases légales : intérêt légitime (sécurité, fonctionnement) ; consentement (mesure d’audience non exemptée).
• Durée : journaux techniques 12 mois maximum ; cookies 13 mois maximum.

3.2 – Formulaire de contact, e-mails, téléphone et messageries

• Données : nom, prénom, e-mail, téléphone, statut (entreprise, assistant(e) maternel(le), parent employeur), contenu du message.
• Finalités : répondre à votre demande, établir un devis, assurer le suivi de la relation précontractuelle.
• Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande ; intérêt légitime à répondre aux sollicitations.
• Durée : 3 ans à compter du dernier contact émanant de vous, en l’absence de relation contractuelle.

3.3 – Réservation de rendez-vous (TidyCal)

• Données : nom, prénom, e-mail, téléphone, date et heure choisies, informations communiquées pour préparer l’échange, données de paiement traitées par le prestataire de paiement pour les rendez-vous payants.
• Finalités : organiser et réaliser le rendez-vous, envoyer les confirmations et rappels, encaisser le paiement.
• Base légale : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.
• Durée : durée de la relation, puis 3 ans pour la prospection ; pièces comptables 10 ans.

3.4 – Commandes sur la boutique en ligne (WooCommerce)

• Données : nom, prénom, e-mail, adresse de facturation, téléphone éventuel, identifiants du compte client, historique des commandes, preuve d’acceptation des CGV et de renonciation au droit de rétractation pour les contenus numériques.
• Finalités : gestion des commandes, mise à disposition des produits, facturation, service après-vente, gestion du compte client, prévention de la fraude.
• Bases légales : exécution du contrat ; obligations légales (comptables et fiscales) ; intérêt légitime (prévention de la fraude, preuve).
• Durée : compte client jusqu’à sa suppression ou 3 ans d’inactivité ; données de commande 5 ans (prescription) ; factures 10 ans.
• Données bancaires : elles sont saisies directement sur les interfaces sécurisées du prestataire de paiement Stripe et ne sont jamais accessibles ni conservées par SG Secrétariat.

3.5 – Gestion de la relation client et facturation

• Données : identité et coordonnées du client ou de son représentant, SIREN pour les professionnels, devis, contrats, factures, paiements, échanges.
• Finalités : exécution des prestations, facturation (y compris facturation électronique et e-reporting), recouvrement, gestion des réclamations.
• Bases légales : exécution du contrat ; obligations légales.
• Durée : durée de la relation contractuelle, puis 5 ans (prescription civile) ; pièces comptables et factures 10 ans.

3.6 – Newsletter et informations commerciales

• Données : prénom, e-mail, profil (TPE/indépendant, assistant(e) maternel(le), parent employeur), données d’ouverture et de clic.
• Finalités : envoi de la newsletter, d’informations pratiques et d’offres de SG Secrétariat.
• Bases légales : consentement pour les prospects ; intérêt légitime pour les clients existants, s’agissant de services analogues (article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques).
• Durée : jusqu’au désabonnement, ou 3 ans sans interaction avec nos envois. Chaque e-mail comporte un lien de désinscription.

3.7 – Réseaux sociaux et avis

Lorsque vous interagissez avec SG Secrétariat sur Facebook, Instagram, LinkedIn ou WhatsApp, ou que vous publiez un avis sur Google, ces plateformes traitent vos données selon leurs propres politiques. SG Secrétariat peut afficher sur son site les avis Google publiés, tels qu’ils apparaissent publiquement (prénom, nom ou pseudonyme et photo de profil choisis par l’auteur). Vous pouvez demander à tout moment le retrait de l’affichage de votre avis sur le site.

4. Données sensibles et données de mineurs

SG Secrétariat ne collecte pas de données sensibles via le site. Dans le cadre des prestations, certaines données relatives aux enfants accueillis (nom, prénom, date de naissance, horaires d’accueil) ou des données à caractère particulier (numéro de sécurité sociale) peuvent être traitées pour le compte du client, uniquement lorsque cela est nécessaire à la mission (contrat d’accueil, déclarations Pajemploi, bulletins, attestations). Ces données font l’objet de mesures de confidentialité et de sécurité renforcées.

Le site ne s’adresse pas aux mineurs, qui ne doivent pas transmettre de données personnelles via les formulaires.

5. Destinataires des données

Vos données sont destinées exclusivement à SG Secrétariat. Elles ne sont jamais vendues ni louées. Elles peuvent être communiquées, dans la stricte limite nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

• prestataires techniques agissant comme sous-traitants : hébergement du site (OVH SAS, France), réservation de rendez-vous (TidyCal), paiement en ligne (Stripe), envoi de la newsletter (MailPoet, extension WordPress), messagerie électronique (OVH SAS, France), stockage et partage de documents (Microsoft OneDrive), messagerie instantanée (WhatsApp), utilisée uniquement pour de courts échanges pratiques (prise de rendez-vous, questions rapides) et jamais pour la transmission de documents, qui s’effectue par e-mail ou par lien de partage sécurisé, outils d’organisation (Notion), plateforme agréée de facturation électronique (Abby), outil de mesure d’audience (Google Analytics, via l’extension Site Kit by Google), outil de gestion du consentement aux cookies (CookieYes) ;
• comptable ou expert-comptable, assureur, conseil juridique, le cas échéant ;
• administrations et organismes habilités (administration fiscale, URSSAF, Pajemploi, autorités judiciaires) lorsque la loi l’impose ou lorsque la démarche est réalisée à la demande du client.

6. Transferts hors de l’Union européenne

Certains prestataires (notamment TidyCal, Google, Stripe, MailPoet, Microsoft (OneDrive), WhatsApp ou Notion) peuvent traiter des données aux États-Unis ou dans d’autres pays situés hors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées : décision d’adéquation de la Commission européenne (EU-US Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y est certifié, ou clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties en écrivant à contact@sgsecretariat.com.

7. Sécurité et confidentialité

SG Secrétariat met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données : connexion sécurisée au site (HTTPS), mots de passe robustes et gestionnaire de mots de passe, authentification à deux facteurs lorsque disponible, sauvegardes régulières, limitation des accès, poste de travail protégé, échange de documents par des canaux sécurisés, engagement de confidentialité. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, SG Secrétariat procède aux notifications prévues par le RGPD auprès de la CNIL et, le cas échéant, des personnes concernées et des clients.

8. Cookies et traceurs

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre terminal lors de la consultation d’un site. Le site utilise :

• des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site, à sa sécurité, au panier et au compte client de la boutique, et à la mémorisation de vos choix en matière de cookies : ils sont exemptés de consentement ;
• des cookies de mesure d’audience (Google Analytics, intégré via Site Kit by Google) : ils ne sont déposés qu’avec votre consentement ;
• des contenus tiers intégrés (module d’avis Google, outil de réservation, liens vers les réseaux sociaux) susceptibles de déposer des cookies propres à ces services : ils ne sont activés qu’avec votre consentement lorsqu’ils ne sont pas strictement nécessaires.

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter, de refuser ou de paramétrer les cookies soumis à consentement, aussi simplement les uns que les autres. Votre choix est conservé 6 mois. Le recueil et la conservation de votre choix sont assurés par l’outil de gestion du consentement CookieYes. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment en cliquant sur l’icône ou le lien de gestion des cookies présent sur le site, ou via les paramètres de votre navigateur. Les cookies soumis à consentement ont une durée de vie maximale de 13 mois.

9. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition (notamment, à tout moment et sans motif, à la prospection), droit à la portabilité, droit de retirer votre consentement à tout moment, et droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@sgsecretariat.com ou par courrier à SG Secrétariat, 6B rue du Stade, 31190 Caujac. Une réponse vous sera apportée dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe. Un justificatif d’identité peut vous être demandé en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr.

10. Modification de la politique

La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte de l’évolution des services ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. En cas de modification substantielle, vous en serez informé(e) par un moyen approprié.

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